领导来商会参访,怎么样接待？这些环节一定注意！

转载 商协研究院 2023-08-18广东

商协会运营管理手册

领导来商会参访，怎么样接待？

商协会工作的朋友们，请看这份清单。

不管是领导过来举办活动、检查工作、学习经验、走访调研，都能让你游刃有余。

01接待前

1.接收对方来函

需要搞清楚三个重点事项，包括：

一是时间，对方到达的时间和离开的时间；

二是内容，确定对方来的目的是什么，行程上有什么安排；

三是人员，对方谁来？什么级别？联络员是谁？

2·与来访联络员取得联系

再次核对时间、内容和人员，同时确定乘坐什么交通工具，如果对方是外地，明确是否需要接机或接站；如果是本地，明确是否预留车位。

3·合理选择接待方式

根据不同情况，选择科学高效的接待方式。

情况1：如果是为了了解情况，可采用座谈会交流+实地走访调研的方式；

情况2：如果是为了加强交流、开拓思路，可采用座谈交流会的；

4·科学确定走访对象

如果对方提出要实地走访或调研，那就选取若干个有代表性的点位或项目。

如果对方是来检查的，要提前和这些点位做好沟通交流工作。

5·制作人员名单

包括来访的人员，本单位陪同的领导和工作人员，走访调研的点位汇报人、联系人等，名单中应注明姓名。

6·明确实地走访或调研的路线

一是明确行程次序，即先去哪后去哪；

二是明确行程线路，即从哪个路口进，从哪个路口出；

三是明确点位顺序，先看每个点位的什么，再看什么。

7·制定接待方案

一是日程、行程安排及有关事项（含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等）；

二是会议议程及有关事项（含讨论议题等）；

三是来访人员名单；

四是我方陪同人员名单；

五是工作要求及分工等有关事项。

8·走访或调研的准备

一是准备考察点的简介，作为座谈会议的材料之一。

二是提前与考察点位联系人对接好，提示其做好准备。

9·会议材料准备

一是主持词，介绍背景、参加人员、会议议程；

二是本单位或部门的领导讲话稿，如果对方是来学经验，那就讲讲工作招法、亮点和成效；如果对方是来检查，那就汇报下工作如何开展、采取了什么措施，又什么成效，下一步如何做。

10·会场桌签打印和摆放

打印参会人员桌签，注意要仔细核对，避免打错。

桌签摆放，一般主方背对门坐，来访人员面朝门坐，如果人数是奇数，按照“53124”顺序；如果人数是偶数按照“3124”的顺序。

02接待中

11·主动迎接

一是和来访联络员对接好出发时间，预估达到时间。

二是等他们快到达时，提前在单位门口等候迎接。

三是领导可在办公楼前迎接，具体要视访客级别而定。

12·及时沟通协调

一是做好与来访联络员的沟通协调，及时掌握对方的行程安排和具体要求；

二是做好考察点位联系人的沟通协调，注意点位之间的衔接工作；

三是做好与本单位领导的沟通协调，当好传声筒。

03接待后

13·及时整理上级领导的讲话

一是整理座谈会上级领导有什么工作要求，作了什么部署，要逐条梳理，做好分工落实。

二是形成会议纪要。

14·写工作信息

对此次接待进行总结，写一篇工作信息，讲清楚背景、过程和成效。

15·后续工作

借着此次接待的契机，与上级单位相关部门的工作人员建立良好联系，后期如果有工作进展，可向上级专题汇报。

小红书：勺子

.

.